Dicas para que o seu dia renda e você consiga sair do trabalho com o sentimento de dever cumprido.

1 - Estabeleça o que é importante para você- Além de ser necessário diferenciar o que é urgente do que é importante, precisamos nos adaptar aos pedidos de nossos colegas. Um passo importante é sempre perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para que esta tarefa seja concluída. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim, mas ao recebermos, nos sentimos na obrigação de terminá-las, prejudicando o que havíamos programado para o nosso dia de trabalho. **Comunicação** é uma palavra importantíssima no processo de administração de tempo.

2 - Saiba dizer "não"- Não é porque negamos a participação em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que iremos ser taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras que o necessário.

3 - Avalie se reuniões são mesmo necessárias- Analise se realmente a reunião é necessária. Em caso positivo, envie (pu solicite) a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e, como num debate, utilize um cronômetro para que ninguém estoure o tempo. Caso contrário, as discussões começam a se dispersar e a reunião termina com nenhum resultado produtivo. No caso de estar com outras tarefas urgentes, podemos pedir que um colega vá em nosso lugar, ou simplesmente solicitar a ata, após a reunião. Portanto, estabeleça estes filtros para ganhar mais tempo no trabalho para o que realmente é importante.

4 - Não deixe que emails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua concentração- Uma dica é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o dia todo em meio a todas estas informações. O email pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma tarefa que exija concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar. Desta forma, não vamos nos distrair a cada email que chegar. As mensagens instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou urgente, ou simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.

5 - Considere um espaço para imprevistos em sua agenda- Use e abuse do seu calendar e mantenha-se sempre a par de suas próximas atividades e reuniões. Porém considere sempre um tempo para os chamados "imprevistos". Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado ocorrer, a programação vai por água abaixo e teremos de ficar até mais tarde. Um espaço para imprevistos evita que isso aconteça e aumenta a chance de concluir tudo no horário!

“A Lei de Hofstadter: Tudo sempre leva mais tempo do que o esperado, mesmo quando se leva em conta a Lei de Hofstadter.”

Douglas Hofstadter, escritor e ganhador do prêmio Pulitzer.